総勘定元帳をPDFで保存する
法人・個人を問わず、帳簿や領収書などの証憑については、一定期間保存することが法律で義務付けられています。
しかし、特に総勘定元帳の保存は、仕訳数が多くなると量も膨大になり、わざわざ出力して保存しておくのは煩わしいものがあります。
そこで、総勘定元帳はPDFファイルにして保存しておくことをお勧めします。
今では、PDFファイルへの変換ソフトは無料で簡単なものが多く出回っていますし、PDFファイルであればバージョンが変わって閲覧できなくなってしまうようなこともありません。
このような方法が税法上認められるかというと、税務署に「電子帳簿保存の申請」を行うことで認められるようです。
根拠法令は「e-文書法」という法律になります。
細かい話ですが、この場合の根拠法令は「電子帳簿保存法」ではありません。
電子帳簿保存法は会計システムのデータベースをそのまま保管する場合で、PDFに出力した帳簿の保存はe-文書法の領域になるようです。
ただし、正式な方法で保存を行うには、届出が必要なのはもちろん、保存するファイルに「電子署名」「タイムスタンプ」やらを行わなければならず、これまた面倒なことがあります。
そこで、堅いことは言わず、とりあえず、届出などせずにPDFで保管しておいて、税務調査などで求められたらその時すぐに出力して紙の総勘定元帳を提出できるような状態にしておきましょう。
このような対応ができれば、さほど弊害はないと思われます。
ただし、紙に出力せずに、PDFファイルのみで保存する場合は、データファイルの管理・バックアップを確実に行う必要があります。
総勘定元帳が無いと言うことになると、不利な課税をされても反論できなくなりますし、青色申告の取り消しなどの処分が下ることもあると考えられます。
万が一にもデータファイルが消失して無くなってしまったということがないように注意が必要です。
